PM分析的PM所代表的意義并非預防保養或生產保養的PM。P有現象、物理兩方面的意義，M代表機構、設備（機器）、人員、材料、方法的意義。

PM分析是一種在長期的實踐經驗里，整理出并改善企業在一般要因分析時的問題點而得出的定義，PM分析就是把不合理的慢性化現象，從原理原則方面去做物理上的分析，以明確現象的思考方法。另一種說法，PM分析是為了完全消除不合理的慢性化現象；為了重新檢討原因而推行要因分析；把所有的缺陷全部找出；是一種分析性、系統性的思考方法。

在此要強調的是，PM分析不僅是改善的手法，也是對物的看法和思考的方法。

步驟一：現象的明確化

正確了解現象是先決條件，從現象的發現方式、狀態、發生部位、機器間的差異等來仔細分析，如果分類不正確，會有重大錯誤的危險。

步驟二：現象的物理分析

是指現象本身在物理的觀點上具有何種意義，所有的現象都以原理原則來解釋。

步驟三：現象的成立條件

從原理原則方面來檢討現象的成立條件。如果具備這些條件，一定對發生的現象要加以整理。一般而言，這些成立條件往往整理的不完全，某些條件與對策雖然考慮了，但另一些條件卻完全沒有考慮，以至于無法降低損失。

步驟四：檢討與設備、材料、方法的關聯性

檢討設備各條件與設備、工具、材料、作業方法的關聯性并列出要因。為滿足條件的成立，會有什么要因影響，把認為有因果關系的要因列舉出來。如果是設備就要細分到構成的零件，有時候各要因對成立條件會重復影響。

步驟五：調查方法的檢討

針對各要因條件具體的調查方法、測定方法、調查范圍、基準面的取法、調查項目等。

步驟六：找出不合理的地方

從各調查項目中找出不合理的地方，這個時候要注意的不是依照從前的看法、判斷基準，而是依照原來的應有狀態、微缺陷的觀點來找出不合理的地方。

步驟七：制定改善對策

根據各不合理的地方制定改善的有效對策。

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